ИМХО все взаимодействие с внешними системами нужно на external task вешать. В противном случае всегда нужно в процессе держать обработку ситуаций когда внешняя система по каким-то причина не отвечает или отвечает не так как вы ожидаете. Плюс камунда плохо переваривает большое кол-во маленьких таймеров. В external task у вас нужно предусматирвать только обработку критических ситуаций для бизнес процесса, а в обычном таске у вас они будут на инциденты вешаться. Самое веселое, если внешний сервис у вас на пол дня упал и несколько тысячь или даже десятков( а может и сотен ) тысяч процессов будут весеть на таске и все уйдут в инцедент или повиснут на коротких таймерах ретраях.