Ну это же вопрос не персонального менеджмента, а командного. Я за 2 года не смог внедрить расписание выноса мусора из офиса. Иногда очень тяжело в маленьких командах без субординации.
Это если ты работаешь в команде в привычном понимании, у меня например проекты, которые я делаю в основном один с внешними зависимостями, и основным средством коммуникации являются диффы (коммиты) и чаты/иногда созвоны. Если проект большой, то есть что-то типа design document.
Таски у меня в основном автоматические (типа иди проверь, там что-то возможно сломалось), либо условные баг репорты
В общем, так же как и аджайлы/скрамы система ведения тасков - инструмент