В идеале заполнять всё в одном месте. Если это реально, то пусть так и делают. Где это возможно, где это удобнее тем, кто делать будет, там и надо заполнять. В реальности часто выглядит так - бухгалтерия единственная знает, как правильно заполнить какие-нибудь счета учёта, но никакие фотографии загружать не готова или неспособна. Поэтому делят между системами - начинается в одной, заканчивается в другой. Значительно хуже делать в две стороны