​​Сводная таблица

Сводная таблица - это, в сущности, некоторая динамическая таблица итоговых данных, извлеченных или рассчитанных на основе информации, содержащейся в базе данных. Базами данных для создания сводных таблиц могут быть данные на рабочем листе (организованные в виде таблицы) или внешние файлы данных. С помощью средств сводных таблиц можно преобразовать огромное количество строк и столбцов малопонятных чисел в осмысленное представление данных в виде одной небольшой и удобной для анализа таблицы, причем, сделать это невероятно быстро.

Единственным недостатком сводных таблиц является то, что, в отличие от итоговых отчетов, созданных с использованием формул, они не обновляются автоматически при изменении исходных данных. Тем не менее с обновлением сводной таблицы не возникает особых проблем, поскольку для этого нужно всего лишь щелкнуть на кнопке Обновить.

#СводныеТаблицы

​​Автоматическое создание сводных таблиц

Насколько просто создать сводную таблицу? Эта задача практически не потребует усилий с вашей стороны, если исходные данные подходят для этой цели и если вы выберете команду Рекомендуемые сводные таблицы.

Если исходные данные представлены на рабочем листе, выберите любую ячейку из диапазона ячеек с данными, а затем на ленте выберите команду Вставка => Таблицы => Рекомендуемые сводные таблицы. Программа Excel быстро просканирует данные и выведет диалоговое окно Рекомендуемые сводные таблицы, содержащее эскизы сводных таблиц, из которых можно выбрать подходящий случаю вариант.
В эскизах сводных таблиц используются ваши реальные данные, поэтому очень высока вероятность того, что один из этих эскизов является в точности тем, что вы ищете, или по крайней мере очень близок к этому. Выберите подходящий эскиз, щелкните на кнопке ОК, и Excel создаст сводную таблицу на новом рабочем листе. Если выбрать одно из полей сводной таблицы, Excel отобразит панель задач Поля сводной таблицы, которая предназначена для внесения изменений в структуру сводной таблицы.

#СводныеТаблицы

Как анализировать массивы данных, и находить закономерности в цифрах? И как это может помочь бизнесу развиваться и находить новые перспективы ? Об этом вы узнаете на курсе от Skillbox «Аналитик данных».

Курс поможет систематизировать разрозненные знания и применить их на практике. Даже если у вас нулевая подготовка! Всё доступно, доходчиво, на реальных кейсах и примерах. Контроль полученных знаний на каждом этапе и общение с коллегами и наставником.

Зарегистрироваться можно по ссылке ▶️ https://clc.am/3FNkhw
Приобретите профессию в перспективной сфере!

​​Создание сводных таблиц вручную

Если данные, на основе которых строится сводная таблица, находятся на рабочем листе, поместите табличный курсор в любую ячейку диапазона данных и выберите команду Вставка => Таблицы => Сводная таблица. В результате Excel отобразит диалоговое окно Создание сводной таблицы. Excel попытается определить диапазон данных, основываясь на положении активной ячейки.
Если вы создаете сводную таблицу на основе данных из внешней базы данных, то в диалоговом окне Создание сводной таблицы установите переключатель Использовать внешний источник данных, а затем щелкните на кнопке Выбрать подключение.

В нижней части диалогового окна Создание сводной таблицы задается положение сводной таблицы. По умолчанию она создается на новом листе, но можно указать любой диапазон на любом рабочем листе, включая лист, содержащий исходные данные.
Щелкните на кнопке ОК, и Excel создаст пустую сводную таблицу, а также выведет панель Поля сводной таблицы.

#СводныеТаблицы

​​Создание макета сводной таблицы

Необходимо наполнить макет сводной таблицы содержимым. Это можно сделать несколькими способами:
▪️ Из верхнего списка на панели задач Поля сводной таблицы перетащите имя поля в одну из четырех нижних областей на этой панели задач;
▪️ Установите флажок рядом с полем в верхней части панели Поля сводной таблицы. Excel разместит поле в одной из четырех нижних областей. При необходимости поле можно перетащить в другую область;
▪️ Щелкните правой кнопкой мыши на имени поля на панели Поля сводной таблицы и выберите в открывшемся контекстном меню область его местоположения, например, Добавить в названия строк.

#СводныеТаблицы

​​Модификация сводной таблицы

После того как сводная таблица будет создана, в нее легко можно вносить любые изменения. Например, можно добавить итоговую информацию.

Приведем несколько рекомендаций по модификации сводных таблиц:
▪️ Для удаления поля из сводной таблицы найдите его имя в нижней части панели Поля сводной таблицы и перетащите его за пределы этой панели;
▪️ Если в какой-либо области в нижней части панели Поля сводной таблицы сводной таблицы содержится несколько полей, то можно перетаскиванием поменять порядок их следования. Этот порядок определяет вложенность итогов, и любые изменения в нем сразу же отображаются на внешнем виде сводной таблицы;
▪️ Чтобы временно удалить поле из сводной таблицы, снимите флажок у этого поля в списке полей в верхней части панели Поля сводной таблицы. Вид сводной таблицы сразу изменится: в ней не будет этого поля. Вновь установите флажок у этого поля в списке полей, и имя этого поля появится в той же области сводной таблицы, где было прежде;
▪️ Если поле добавляется в область Фильтры, то его элементы будут содержаться в раскрывающемся списке в верхней части сводной таблицы. Они служат фильтром для отображения в сводной таблице только тех значений, которые соответствуют указанным элементам этого поля.

#СводныеТаблицы

​​Форматирование сводной таблицы. Вкладка Конструктор

По умолчанию в сводных таблицах используется числовой формат Общий. Чтобы его изменить, выделите любую ячейку с числовым значением, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите в открывшемся контекстном меню команду Числовой формат. Далее в открывшемся диалоговом окне Формат ячеек укажите нужный числовой формат, который будет применен ко всем отображаемым числовым значениям в таблице.

К сводной таблице можно применить любой встроенный стиль. Выделите любую ячейку сводной таблицы и для назначения стиля выберите команду Работа со сводными таблицами => Конструктор => Стили сводной таблицы. Тонкую настройку можно сделать с помощью команд группы Работа со сводными таблицами => Конструктор => Параметры стилей сводной таблицы.
С помощью команд группы Работа со сводными таблицами => Конструктор => Макет можно управлять отдельными элементами сводной таблицы, например скрыть общие итоги. В этой группе можно настроить любой из следующих элементов.
▪️ Промежуточные итоги. Скрыть промежуточные итоги или выбрать место их отображения (над или под данными).
▪️ Общие итоги. Выбрать отображаемые типы (или ничего не отображать).
▪️ Макет отчета. Сделать выбор из различных стилей макетов (компактный, структурный или табличный). Можно также скрыть повторяющиеся заголовки.
▪️ Пустые строки. Для улучшения читабельности можно добавить пустую строку между элементами.

❗️ Наилучшим методом освоения всех существующих возможностей макетирования и форматирования сводных таблиц является метод проб и ошибок.

#СводныеТаблицы

​​Форматирование сводной таблицы. Вкладка Анализ

В группе команд Работа со сводными таблицами => Анализ => Показать имеются дополнительные команды для настройки внешнего вида сводных таблиц. Например, с помощью кнопки Заголовки полей можно скрыть (или отобразить) заголовки полей.

Еще больше параметров сводной таблицы доступно в диалоговом окне Параметры сводной таблицы. Для того чтобы открыть это окно, выберите команду Работа со сводными таблицами => Анализ => Сводная таблица => Параметры либо щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке сводной таблицы и выберите в открывшемся контекстном меню команду Параметры сводной таблицы.

#СводныеТаблицы

​​Работа с нечисловыми данными

Большинство сводных таблиц создается на основе числовых данных, но сводные таблицы могут быть весьма полезными и для обобщения некоторых типов нечисловых данных. Поскольку нечисловые данные нельзя суммировать, вычисляющей функцией для работы с такими данными чаще всего выступает функция подсчета количества элементов.

При построении сводной таблицы были сделаны следующие установки:
▪️ поле Пол помещено в область Столбцы.
▪️ поле Регион помещено в область Строки.
▪️ поле Регион помещено в область Значения, и для него выбрана операция подсчета количества.
▪️ в сводной таблице отключены кнопки заголовков полей, для чего использовалась команда ленты Работа со сводными таблицами => Анализ => Показать => Заголовки полей.

#СводныеТаблицы #АнализДанных

Начиная собственный бизнес, предприниматели не всегда уделяют должное внимание бухгалтерии. Кто-то слышал, что ведение бухгалтерского учёта индивидуальным предпринимателем по закону не требуется, другие считают этот вопрос второстепенным, третьи — что ничего сложного здесь нет, и справиться с учётом можно самостоятельно.

На самом деле подумать о бухгалтерии ИП нужно уже на этапе планирования предпринимательской деятельности. Почему?

Сегодня нетрудно взять на работу бухгалтера или обратиться в бухгалтерскую фирму. На рынке труда много хороших специалистов. Но успешному бизнесмену нужно быть в курсе финансовых дел компании.
Научиться понимать бухгалтерский и налоговый учёт вы сможете на онлайн-курсе «Бухгалтерский учёт и налоги» всего за 4 месяца! По окончании курса вы подготовите проект для своей компании.
Переходите по ссылке: https://clc.am/JlHs8g и регистрируйтесь на курс!

​​Группирования данных сводной таблицы вручную

Для создания группы выполните следующие действия:
1. нажмите клавиши <Ctrl> или <Shift> и в сводной таблице выделите нужные элементы;
2. из контекстного меню выделенных элементов выберите команду Группировать;
3. задайте имя созданной группе, выбрав ячейку группы и введите его с клавиатуры.

📌 Вручную можно создать любое количество групп и даже группы групп.

#СводныеТаблицы #АнализДанных

​​Автоматическое группирование данных сводной таблицы по датам

Если поле содержит числовые значения, значения дат или времени, то в этом случае Excel может автоматически создать группы элементов этого поля.
В примере показана простая таблица с двумя полями: Дата и Продажи. Таблица состоит из 730 строк и охватывает даты от 1 января 2018 года до 31 декабря 2019 года. Наша цель - обобщить данные о продажах по месяцам.
При создании сводной таблицы поле Дата помещено в область Строки, а поле Продажи - в область Значения. При добавлении в сводную таблицу поля с датами программа Excel автоматически группирует даты (по кварталам, годам и т.п.) и добавляет сгруппированные поля в сводную таблицу.

Для группирования элементов поля Дата по месяцам щелкните на любой дате в сводной таблице и выберите команду Работа со сводными таблицами => Анализ => Группа => Группировка по полю. (Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на любой дате в сводной таблице и выбрать в контекстном меню команду Группировать.) Откроется диалоговое окно Группирование. В этом окне в списке С шагом выберите два значения, Месяцы и Годы, и введите правильные начальную и конечную даты. Щелкните на кнопке ОК, и Excel сгруппирует даты по месяцам и годам.

#СводныеТаблицы #АнализДанных

​​Использование сводных таблиц для создания распределения частот

Программа Excel располагает многочисленными средствами создания распределения частот, но наиболее простой способ создания такого распределения - использование сводных таблиц. В примере показана таблица, в которой записаны данные о 221 студенте: имя, фамилия и количество баллов, полученных каждым из них за выполнение некоего теста. Наша цель - определить, сколько студентов получили определенное количество баллов, если вся шкала баллов от 1 до 100 разбита на отдельные интервалы с шагом 10 (1-10,11-20 и т.д.).

Сводная таблица создается просто:
▪️ поле Баллы помещается в область Строки, и значения этого поля группируются;
▪️ поле Баллы также помещается в область Значения, и для значений этого поля выбирается функция подсчета количества.

В диалоговом окне Группирование указывается, что значения поля Баллы группируются в соответствии с интервалами, на которые разбивается числовой интервал от 1 до 100 с шагом 10.

📌 По умолчанию Excel не отображает элементы со счетчиком 0. В этом примере нет баллов ниже 21, поэтому элементы из интервалов 1-10 и 11-20 при исходном создании сводной таблицы были автоматически скрыты. Для того чтобы пустые интервалы выводились, следует щелкнуть правой кнопкой мыши на любой ячейке таблицы и выбрать в контекстном меню команду Параметры поля. В открывшемся диалоговом окне Параметры поля следует перейти на вкладку Разметка и печать и установить флажок Отображать пустые элементы.

#СводныеТаблицы #АнализДанных

​​Записывайтесь на новый интенсив по Power BI с нуля до DAX от топовой школы Аналитики и данных IQBI и тренеров Microsoft.

На интенсиве вас обучат основам работы в Power BI, вместе с вами построят простой отчет о продажах в Power BI:
- Подключимся к Excel, чтобы собирать данные в автоматическом режиме
- Подключимся к файлам, находящимся в папке или на сайте
- Объединим данные из разных источников
- Построим отчет по аналитике продаж
- Изучим меры и создадим таблицу дат
- Превратим наш отчет в яркий дашборд и опубликуем его

Интенсив подойдет вам, если вы задумывались изучать Power BI и хотите начать с основ. Но он будет также полезен и тем, кто уже работает в Power BI - мы посвятили один из дней изучению языка DAX Mastering.

Power BI помогает аналитикам, маркетологам, руководителям, финансистам и менеджерам:
- Упростить работу с Excel;
- Сократить ручной труд по сбору и анализу данных;
- Объединить данные из всех источников в одном окне;
- Автоматизировать всю работу с любыми видами отчетов;
- Спрогнозировать исходы управленческих решений.

После 4 часов практики, вы получите все необходимые навыки для начала самостоятельной работы в Power BI. Пройдя этот мини курс, вы получите свой первый сертификат от партнеров Microsoft.

🗓 Дата проведения: 24 и 25 февраля с 19:00 до 21:00
💻 Формат участия: Онлайн трансляция с преподавателем.

📍 Это не запись - вы сможете задать вопросы.
Записывайтесь прямо сейчас. Количество мест ограниченно.

Ссылка для регистрации: https://vk.cc/bYBfge

​Создание вычисляемого поля

Вычисляемые поля - это основное средство отображения в сводной таблице новой информации, для получения которой используется информация из других полей. Этот способ позволяет избежать создания нового поля данных в исходной базе данных. Тем не менее в большинстве случаев значительно проще вставить в исходный диапазон новый столбец с формулой, выполняющей необходимое вычисление, чем использовать вычисляемые поля в сводной таблице. Применение вычисляемых полей удобнее в том случае, если данные поступают из источника, которым трудно манипулировать, например из внешних баз данных.
Предположим, что в нашем примере необходимо вычислить среднюю стоимость одной единицы товара. Для этого необходимо разделить значение из поля Продажи на значение из поля Продано шт.. Результат будет храниться в новом (вычисляемом) поле сводной таблицы.

Чтобы создать такое поле, выполните следующие действия:
1. Поместите курсор в любую ячейку сводной таблицы.
2. Выберите команду Работа со сводными таблицами => Анализ => Вычисления => Поля, Элементы и Наборы => Вычисляемое поле. Откроется диалоговое окно Вставка вычисляемого поля.
3. Введите имя поля и определите формулу. В формулах можно использовать другие поля. В данном примере имя поля - Средняя стоимость, а формула имеет такой вид:

=Продажи/'Продано шт.'

4. Щелкните на кнопке Добавить, чтобы добавить новое поле.
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

#СводныеТаблицы #АнализДанных

Всё ещё считаете, что «умные» электронные таблицы это сложно? Пройдите бесплатный онлайн-интенсив и убедитесь, что базовые инструменты Excel можно освоить за 3 дня!

Для участия нужна только регистрация: 👉 https://clc.am/mNhpmw

Вы изучите:

✒️ специфику обычных, «умных» и сводных таблиц;
✒️ функции подсчёта и суммирования, поиска и подстановки данных;
✒️ 10 простых приёмов, как сэкономить время работы в Excel.

Все участники интенсива получат в подарок электронную книгу издательства МИФ «Век живи — век учись». Авторы трёх лучших проектов выиграют сертификат на 5 000 рублей, который можно потратить на покупку любого курса Skillbox.

​Вставка вычисляемого элемента

Excel позволяет создавать вычисляемые элементы для какого- либо поля сводной таблицы. Заметьте, что создание вычисляемых полей позволяет избежать добавления новых полей в исходную таблицу данных.

В данном примере мы создадим четыре вычисляемых элемента, которые будут вычислять квартальные комиссионные для каждого продавца по следующему правилу:
▪️ Квартал 1 - 10% от суммарных продаж в январе, феврале и марте.
▪️ Квартал 2 - 11% от суммарных продаж в апреле, мае и июне.
▪️ Квартал 3 - 12% от суммарных продаж в июле, августе и сентябре.
▪️ Квартал 4 - 12,5% от суммарных продаж в октябре, ноябре и декабре.

Чтобы создать вычисляемый элемент, рассчитывающий комиссионные для первого квартала, включающего январь, февраль и март, выполните следующие действия:
1. Установите табличный курсор в область сводной таблицы Строки или Столбцы. Выберите команду Работа со сводными таблицами => Анализ => Вычисления => Поля, Элементы и Наборы => Вычисляемый объект. Откроется диалоговое окно Вставка вычисляемого элемента.
2. Введите имя нового элемента в поле Имя и задайте формулу в поле Формула. В формуле можно использовать элементы других полей, но нельзя вводить функции рабочего листа. В этом примере новый элемент назовем Комиссия за Кв. 1, который вычисляется по формуле:

=10%*(Янв+Фев+Мар)

3. Щелкните на кнопке Добавить.
4. Повторите пункты 2 и 3, чтобы создать вычисляемые элементы:
Комиссия за Кв. 2 - формула =11%*(Апр+Май+Июн);
Комиссия за Кв. 3 - формула =12%*(Июл+Авг+Сен);
Комиссия за Кв. 4 - формула =12,5%*(Окт+Ноя+Дек).
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

#СводныеТаблицы #АнализДанных

​​Фильтрация сводных таблиц с помощью срезов

Срез представляет собой интерактивный элемент управления, позволяющий осуществлять фильтрацию данных в сводной таблице. Срезы можно использовать также для создания привлекательной и удобной в использовании интерактивной графической итоговой панели.
Для того чтобы добавить один или несколько срезов на рабочий лист, выберите любую ячейку в сводной таблице. Затем выберите команду Вставка => Фильтр => Вставить срез. Откроется диалоговое окно Вставка срезов с полным списком всех полей сводной таблицы. Установите флажки в нужных местах и щелкните на кнопке ОК.
Можно перемещать срезы по рабочему листу, менять их размеры и внешний вид. Для удаления результатов фильтрации щелкните на пиктограмме "очистить фильтр", расположенной в верхнем правом углу среза. Для того чтобы с помощью среза отфильтровать данные из сводной таблицы, достаточно просто щелкнуть на одной из его кнопок. Для того чтобы отобразить данные с фильтрацией по нескольким значениям или полям, нажмите клавишу <Ctrl> и щелкните на кнопках соответствующих срезов. Чтобы выбрать ряд последовательно расположенных кнопок, щелкните на первой кнопке, затем нажмите клавишу <Shift> и щелкните на последней кнопке набора.

#СводныеТаблицы #АнализДанных

​​Фильтрация сводных таблиц с помощью временной шкалы

Временные шкалы (timeline) концептуально подобны срезам, но предназначены для упрощения фильтрации данных в сводных таблицах по временным показателям.
Временные шкалы применимы только в том случае, если в сводной таблице имеется поле, отформатированное как дата. Это средство не работает с данными времени.

Для того чтобы добавить временную шкалу, выберите ячейку в сводной таблице и выполните команду Анализ => Фильтры => Вставить временную шкалу. В диалоговом окне появится перечень всех полей, отформатированных как даты. Если ваша сводная таблица не содержит поле, отформатированное как дата, Excel выведет сообщение об ошибке.
В примере представлена сводная таблица, созданная на основе данных из столбцов А:Е. В ней используется временная шкала, заданная таким образом, чтобы обеспечить фильтрацию по кварталам. Щелкните на кнопке, которая соответствует анализируемому кварталу, и сводная таблица будет немедленно обновлена. Для того чтобы выбрать данные за несколько кварталов, щелкайте на их кнопках, удерживая нажатой клавишу <Shift>. Другие параметры, по которым может производиться фильтрование (выбираемые из раскрывающегося списка, расположенного в правом верхнем углу), — это Год, Месяц и День.

#СводныеТаблицы #АнализДанных

​​Создание сводных диаграмм

Сводные диаграммы - это графическое представление данных, обобщенных в сводных таблицах. Если вы знакомы со способами создания обычных диаграмм Excel, у вас не возникнет никаких проблем при создании и настройке сводных диаграмм, поскольку все возможности обычных диаграмм распространяются и на сводные диаграммы.

Excel предлагает несколько способов построения сводных диаграмм:
▪️ Выберите команду Вставка => Диаграммы => Сводная диаграмма => Сводная диаграмма. Если курсор находится вне сводной таблицы, Excel запросит источник данных и создаст сводную диаграмму.
▪️ Выберите команду Вставка => Диаграммы => Сводная диаграмма => Сводная диаграмма и сводная таблица. Excel запросит источник данных и создаст сводную диаграмму и сводную таблицу. Эта команда доступна только в том случае, если указатель находится вне сводной таблицы.
▪️ Поместите табличный курсор в любую ячейку сводной таблицы и выберите команду Работа со сводными таблицами => Анализ => Сервис => Сводная диаграмма.
▪️ Выберите любую ячейку в существующей сводной таблице, а затем выберите команду Вставка => Диаграммы => Сводная диаграмма.

#СводныеТаблицы #АнализДанных