Моё личное мнение — что в основном нужно руководствоваться реальными потребностями. Обычно так делают, игнорируя все регламенты, потому что жить с ними невозможно.
Но, безусловно, есть области, где регламенты обязательно соблюдать, потому что их писавшие умнее исполнителей. Когда дело касается жизни людей, работы электростанций, гостайны (которая не в том, у кого где дворец, а настоящая какая-то).