с их зарплатами не хватало ещё заниматься этой бумажной волокитой) не эксперт но по идее там же нужно регулярные собрания организации делать для распределения денег/присвоения/отнятия стипендий. и это всё должно потом документироваться главой
кстати, наверняка существуют готовые решения для вот такого вот анализа, и для составления отчётностей тоже можно прикрутить одно к другому и будет такой-себе опенсорс бустер-пак для людей/организаций которые хотели бы открыть свой фонд