В теории, нам нужен для работы бот на перерывы. Каждый день можно сообщение переотправлять.
В боте должно быть пара кнопок, основная кнопка типо "пер", человек её нажимает и уходит на перерыв, в боте таймер например на 20 минут с обновлением каждую минуту.
Пока человек на перерыве, другие не могут нажать эту кнопку.
Супервайзеры могут решать, сколько людей одновременно может быть на перерыве