AM
В случае проверки ответственность перенесена на руководителя так как он отказал в разрешении удалить ПО.
2. Если ПО продаётся отдельной позицией, то да.
По первому - насколько мне известна судебная практика, наличие такой бумажки не только не защищает, но и наоборот играет злую шутку, особенно, если с момента начала работы в должности прошло например 5 месяцев; да и пассивщина в принципе называется бездействием (когда бумагу написал и забил).
Интересна активная стратегия, когда бумага написана, но руководству она побоку.
По второму вопросу - нет, ПО отдельной позицией не продаётся, только в составе оборудования, либо досылается бесплатно, если ранее (когда ПО ещё не было в принципе).