У меня просто: на каждый проект одна заметка в icloud, в ней заголовок и вся инфа, что не нужно удаляю, там все мысли, заметки, очередь.
Так же активно юзаю телегу - saved messages, как список приоритетных задач, делаю и удаляю.
А вообще всячески рекомендую заканчивать с 20+ проектами пока не сгорел и не скатился в депрессию. Жизнь нельзя прожить на черновик.