Можно сделать кнопку отправки рассылки при изменениях прямо в приложении для редакторов расписания
Эту кнопку будут забывать нажимать. Если расписание не меняется прям на сейчас, то ничего не мешает раз в час проверять факт наличия изменений и делать рассылку. Или вообще раз в сутки, но это только если сегодня не могут поменять расписание на завтра.
В крайнем случае - можно сделать через 10 минут например после последних изменений, но это чуть сложнее.