Задача инетесная, дерево пользователей, вершина-админ [админов может быть много], у админа есть потомки в виде менеджеров, а у менеджеров потомки в виде сотрудников, у сотрудника нет потомков.
Каждый админ имеест собственное дерево менеджеров. Каждый в дереве может в CRUD только своих потомков но не себя и/или родителя.
В плане реализации с этим очень легко справляется руби-гем Ancestry
https://github.com/stefankroes/ancestry и у него куча методов/скоупов из коробки.
А вот есть-ли что-то в этом роде для феникса - вот вопрос.
Хотя есть подозрение, что в функциональном стиле тут вообще другая архитектура должна быть.