Плохо поняла, что имеется ввиду
По первому пункту - при выгрузке эксель файла в биай спрашивает, как именно грузить - файлом или моделью данных (на картинке).
По второму - то есть создание табличек в итоге идет в построении отчетов в биае просто на подготовленных в экселе данных? Если так, то это не имеет смысла так как проблема не в данных, а в их визуализции/автообновлении/доступе:
если экселевский отчет в экселе, то к нему нет доступа у департаментов, а если лежит в веб-биае, то нет автообновления, а если он оформлен в PBI, то он не подходит по оформлению
если грузить моделью данных, то все верно, это импорт именно модели данных (аналогично импорту модели Excel в Power BI Desktop). Поэтому и говорю, что нет большого смысла.
"если экселевский отчет в экселе, то к нему нет доступа у департаментов, а если лежит в веб-биае, то нет автообновления, а если он оформлен в PBI, то он не подходит по оформлению"
Делаете модель в PBI, публикуете ее на сервис. Далее делаете Analyze in Excel, получаете файл с подключением к опубликованной модели данных. Строите в нем свои сводные на основе опубликованной модели данных. Отправляете файл в департамент. Если сотрудник хочет обновить данные в файле, он обновляет их как обычно обновляют сводные (Данные - обновить), или просто начинает там что-то сворачивать-разворачивать. Данные будут тянуться из Power BI Service. Для доступа к ним пользователю будет нужна учетная запись Power BI Pro, как и в сервисе.