Согласен, идиотизм. Но здесь тоже не каменный век, уверен, где то можно написать заявление и пересмотреть решение, раз все обстоит именно так, как вы описали. Уточняйте ответственное за это ведомство и обращайтесь, здесь нет сумасшедшего бюрократизма, чтобы это надолго затянулось.