Если у остальных пользователей есть доступ к этому файлу, то не вижу логики оставлять его в персональной рабочей области. Это не совсем правильный подход = хранить файл в папке «Мои документы». Что будете делать, когда пользователь покинет компанию или уйдёт в отпуск?
Дмитрий, это, конечно, верно, но в то же самое время - хочется найти ответ на вопрос - почему пользователи free не видят отчет