В зависимости от того как организована разработка в компании это может быть отдельный канбан борд на команду или доска на проект. На борде должны быть задачи требующие конкретных действий, а не стори уровня as a cto I want to reduce aws costs.
Любой член команды может добавить накинуть задач. Основной принцип: If You See Something, Say Something.
Если в борде не появляются новые задачи, то что-то идет не так. Может быть система больше не развивается, либо ребята не понимают насколько важен порядок. По моему опыту 20-30% задач из беклога приводят к появлению технического долга который материализуется как задачи на cleanup board.
Cleanup day проводится раз в месяц и это повторяющиеся событие в календаре. За неделю до этого события тимлиды анализуют отчеты сонара, dependabot, xray, aws cost & usage reports, графану, метрики с CI, вики и формируют пакет задач для предстоящего cleanup day и назначают ответственных.
Cleanup day практически ничего не отличается от остальных дней - после уборки разработчики могут писать новые фичи, фиксить баги и ходить на митинги с бизнесом. Единственное отличие - в этот день мы не релизим новые фичи и внимательно смотрим на мониторинг.