Это вам определять, вы же в компании работаете, знаете инфраструктуру, бизнес-процессы и конкретные ситуации. Определите условия, которые в вашем конкретном случае являются признаком активности учётки, запишите в политку/стандарт/инструкцию, чтоб не забыть и живите с этим, периодически пересматривая, не нужно ли обновить.