Я в подобной ситуации создала гугл-таблицы, там есть варик статусы задач менять (выпадающими вариантами), с задачей, дедлайном, кем поставлена, кому поставлена
+ отдельные вкладки по каждому проекту/группе задач
Потом собрала отдел и во время митинга обсудила, как им этот вариант, что удобно, что поменять нужно, как адаптировать лучше под наши потребности
И на дэйли митинге мы обсуждали текущие статусы задач (10 минут в день), а в понедельник и пятницу общались по 30 минут - обсуждали проблемы в выполнении, сорванные сроки, меняли подоходы к выполнению задач, когда обнаруживали неэффективность.
Потом руководители компании решили все перевести в слак+трелло+зум (на период удаленки), и збсь работает тоже (мне очень нравится слак и его функционал), но дэйли митинги, планирование, оценку времени на задачи и подведение итогов никто не отменял